Сравнение расходов на ИТ-аутсорсинг

В данной статье сравниваются реальные расходы на модернизацию и обслуживание ИТ-инфраструктуры типичного офиса на 20 сотрудников. Расчеты показывают, что за счет использования тонких клиентов вместо полноценных ПК, аренды вычислительных мощностей вместо покупки своего сервера и аренды лицензий, удается в несколько раз уменьшить капитальные расходы  на модернизацию. При этом с учетом амортизации оборудования и лицензий, реальные ежемесячные расходы на ИТ в обоих случаях сопоставимы. Бонусом, при облачном размещении инфраструктуры достигается на порядок более надежная работа ИТ инфраструктуры и безопасность доступа к данным.

Описание клиента

Компания – торгово-производственное предприятие. Всего 100 сотрудников. В офисе клиента работают 20 сотрудников. Пользователей 1С – 15 (3 бухгалтера, 1 – гендир, 1 – зам. гендира, 1 – HR, 10 – менеджеры по продажам).

Описание ситуации с ИТ

Лицензия 1С куплена, 1С обслуживает программист. В качестве файлового сервера 1С стоит мощный (для своего времени) ПК, которому уже больше 5 лет. Две базы 1С, работа очень медленная.

Лицензий на ПО установленное на ПК пользователей нет, хотя установлено Windows XP и Office 2003. ПК пользователей устарели – часто сбоят или ломаются. Пользователи работают с повышенными правами, поэтому даже при наличии антивируса нередки случаи заражения ПК.

Корпоративная почта почти не работает. Сервер был настроен 5 лет назад и не обслуживался. Приходит очень много спама. Письма до многих не доходят, т.к. домен скомпрометирован спам-рассылкой (из-за заражения ПК пользователей). Нет мобильного доступа к почте. Многие сотрудники работают с личных ящиков – что снижает авторитет компании. К тому же, после увольнения сотрудника нет доступа к его рабочим письмам.

Основные угрозы бизнесу из-за проблем с ИТ

  1. Лицензионные риски (административная и уголовная ответственность руководителей).
  2. Простой и низкая производительность работы сотрудников (1С тормозит, ПК зависают).
  3. Не сохраняется история переписки с клиентами.

Задача

Навести порядок в ИТ-инфраструктуре. Модернизировать аппаратную часть у ПК пользователей и сервера 1С. Навести порядок с лицензиями и стандартизировать набор ПО. Повысить безопасность работы (убрать повышенные права, централизованное антивирусное управление), предоставить безопасный удаленный доступ к 1С.

Капитальные затраты на модернизацию офисной ИТ-инфраструктуры при классическом варианте

  1. Модернизировать ПК пользователей.
  2. Закупить лицензии на ОС и ПО.
  3. Купить один сервер небольшой мощности для сервера 1С и корп. почты. Сделать терминальный доступ для работы с 1С чтобы повысить скорость работы 1С в файловом режиме.
Наименование Кол-во Стоимость единицы, руб. Всего, руб. Пояснение
Новый офисный системник (маломощный) 10 20 000 200 000 Замена ПК, которые уже не могут работать.
Модернизация системника 5 10 000 50 000 Модернизация маломощных ПК.
ОС Windows на ПК 20 10 000 200 000 Легализация ОС на ПК пользователей.
MS Office Standart 5 16 000 80 000 Бухгалтера и начальники используют полноценный пакет Office
Бюджетный стоечный сервер 1 100 000 100 000 С одним блоком питания и процессором.
Windows Server 1 38 000 38 000
Windows Server User CAL 20 1600 32 000 Лицензия на подключение пользователей к серверу.
Windows RDS User CAL (Terminal) 15 5700 85 500 Лицензия на терминальное подключение пользователей к серверу.
Работы по установке оборудования 1 5000 5000
Всего капитальных затрат 790 500

 Стоимость модернизации при облачном варианте

  1. ПК основных пользователей используются как Тонкие клиенты (не требуется модернизация). ПК бухгалтеров и начальников работают в обычном режиме.
  2. Берем в аренду только лицензии MS Office.
  3. Сервер 1С арендуем в облаке.
  4. Почту переносим на Яндекс, с сохранением корп. домена
  5. Чтобы минимизировать время простоя сотрудников, работающих через Тонкие клиенты подключение к интернету дублируем через 4G связь.
Наименование Код Кол-во Стоимость единицы, руб. Всего, руб. Пояснение
Терминальный клиент tk-101 10 10 000 100 000 Замена ПК, которые уже не могут работать.
Лицензия ТК для старых ПК wt01 5 1000 5000 Маломощные ПК, которые еще проработают год-два.
ОС Windows на ПК для ТОПов 5 10 000 50 000 Некоторые Клиент-банки не работают в терминальном режиме.
Роутер mk01 1 7000 7000 Специальный преднастроенный роутер для интеграции локальной и облачной сети.
Настройка оборудования в офисе клиента wrk01 1 5000 5000
Миграция почтовых ящиков на почтовый хостинг Яндекса 20 500 10000
Оборудование и монтаж запасного интернет-канала 4G 4GAn01 +4Gw01 1 10 000 10 000 Терминальный доступ требует постоянного наличия интернета в офисе.
Всего капитальных затрат 187 000

 Стоимость обслуживания при классическом варианте

Наименование кол-во стоимость единицы, руб. всего, руб. Пояснение
Обслуживание ПК 20 800 16 000 Обслуживание физических ПК в офисе.
Обслуживание физического сервера в офисе 1 2000 2000 На этот сервер завязана вся работа офиса.
Обслуживание почтового сервера 1 1000 1000
Обслуживание роутера 1 1000 1000
Обслуживание 1С баз (только обновление) 2 2000 4000
Всего стоимость обслуживания в месяц без учета амортизации и электричества 24 000
Дополнительные расходы на электричество (сервер и ПК пользователей) 1 2000 2000 Сервер потребляет 300 Вт круглосуточно. Каждый ПК +100 Вт в рабочее время.
Амортизация офисного ПК 20 500 10 000 Недорогой ПК служит 3 года.
Амортизация сервера 1 1500 1500 Сервер служит 5 лет.
Амортизация лицензий 1 5000 5000 Лицензии нужно обновлять примерно раз в 5 лет.
Потери на амортизацию 18 500
Общие ежемесячные расходы на ИТ вместе с амортизацией
42 500

Стоимость обслуживания при облачном варианте

Наименование код кол-во стоимость единицы, руб. всего, руб. Пояснение
ПК пользователя 5 1000 5000 Обслуживание физических ПК в офисе
Аренда терминального сервера на 20 пользователей tc20 1 19000 19 000 До 20 пользователей работают одновременно. Все необходимые лицензии и техподдержка пользователей входят в стоимость.
SPLA лицензия Office Standard, польз. 5 650 3250 Аренда Офисного пакета для ТОПов
SPLA лицензия Windows Server Standard, проц. 1 800 800 Аренда сервреной лицензии для старого сервера в офисе. Позволит физические ПК более безопасно подключать к облаку, а так же сделать на нем файловое хранилище. Его выход из строя не влияет на критические приложения.
Подключение к 1С серверу 1ССon10 15 300 4500 Подключение к 1С серверу в облаке.
Сопровождение РАБОЧЕЙ базы 1С 1СBsCorp 2 2000 4000 Место под хранение и обслуживание БД 1С.
Обслуживание корп. ящиков на Яндексе 20 100 2000 ТП пользователей, управление ящиками.
Обслуживание запасного канала 4G (трафик включен) supmd01 1 2000 2000 Мониторинг работоспособности модема и качества сигнала от оператора сотовой связи. Проверка автоматического переключения.
Всего стоимость обслуживания в месяц без учета амортизации 40 550
Амортизация офисного ПК 5 500 2500 Недорогой ПК служит 3 года.
Всего потери на амортизацию 2500
Общие ежемесячные расходы на ИТ 43 050

 Сравнение капитальных затрат и стоимости владения

Без учета амортизации С учетом амортизации
Разница между кап затратами 603 500 603 500
Разница между ежемесячными затратами 16 550 550
За сколько мес. окупится разница затрат 36 1097
За сколько лет 3 91

Стоимость капитальных затрат при облачном варианте развертывания в 4 раза меньше.

С учетом реальной амортизации оборудования и лицензий стоимость затрат на обслуживание ИТ-инфраструктуры примерно одинаковое и классический подход к построению ИТ-инфраструктуры “окупает” себя через 90 лет! (без учета инфляции и стоимости кредитных денег).

Даже если из вычислений исключить стоимость амортизации, реальную инфляцию, стоимость заемных средств и электричества, то с учетом разницы капитальных затрат, классический подход «окупится» примерно через 3 года в идеальных условиях – ПК и серверы никогда не ломаются и почти не потребляют энергию, а лицензии не требуется обновлять.

 Сравнение надежности и производительности

При облачном варианте развертывания пользователи и 1С работают в отказоустойчивой инфраструктуре провайдера, который дает финансовую гарантию в 99,9% (суммарный простой ИТ-инфраструктуры не более одного часа за месяц).

При классическом подходе вся работа офиса зависит от одного недорого сервера. Его поломка приведет к нескольким дням простоя.

Пользователи работают на обычных ПК, которые сильно греются и часто ломаются. Средний срок службы недорогого ПК – 3 года.

Тонкие клиенты не имеют движущихся частей и потребляют всего 20 Вт. Служат от 10 лет.

1С в облачном варианте работает в серверном режиме – на порядки быстрее, чем, когда 10-15 пользователей работают с одной базой в файловом режиме. Имеющиеся лицензионные ключи переоформляются в программные лицензии и активируются на терминальном сервере клиента.

Сравнение безопасности

Даже при отсутствии проблем с лицензиями на ПО, сотрудники уполномоченного органа имеют право изъять из офиса сервера и ПК на длительный срок для проверки. При облачном размещении из офиса нечего изъять. Информация на Тонких клиентах не хранится. Работу можно продолжить вне офиса.

Данные на сервере в офисе не защищены от физического уничтожения (пожар, наводнение, кража) и от программного сбоя.

Облачная инфраструктура задублирована, сервера находятся в крупном московском дата-центре под круглосуточной охраной и мониторингом. Каждый облачный сервер полностью бэкапится глубиной в 2-е суток.

Дополнительно данные пользователей (файлы и базы 1С) отдельно архивируются с глубиной в 7 суток.

Удаленный доступ на терминальный сервер возможен только по надежному паролю, который пользователь сам себе придумывает и больше никому не сообщает. Пароль автоматически требует обновления каждые полгода. Подозрительная активность по подбору паролей сразу же вычисляется и внешний ip-адрес злоумышленника заносится в черный список на файрволе.

Корпоративная почта защищена от спама и доставляется на все почтовые сервера. Возможен мобильный доступ.

Выводы

Тонкие ИТ в офисе – это удобно, выгодно, безопасно.


Ответим на любые ваши вопросы

Ваше имя (обязательно)

E-mail (обязательно)

Телефон

Сообщение