Office 365 – решение Enterprise уровня

Наша основная стратегия при внедрении любого ИТ-сервиса, это донести до пользователей неоспоримые преимущества, которые он получает благодаря новым технологиям. Мы выясняем основные проблемы, с которыми часто сталкиваются пользователи и учитываем эту информацию при внедрении, чтобы их по возможности устранить сразу же.

С Office 365 это сделать легко, т.к. это решение Enterprise класса, и оно делает для СМБ доступными те ИТ-технологии, которые ранее требовали разовых капитальных вложений от нескольких десятков и сотен тысяч долларов. Если в компании работают всего несколько десятков людей, она все равно сталкивается с похожими трудностями, как и в огромных корпорациях – безопасный доступ к данным, надежное хранение, мобильность работы и т.п. Теперь решение данных проблем стало доступно, т.к. стоимость входа стремится к нулю.

Самые частые ИТ проблемы обработки информации и совместной работой над ней с которыми мы сталкиваемся при внедрениях в компаниях уровня СМБ мы собрали в Таблицу ниже.

Обращаем ваше внимание, что практически все проблемы, приведенные в таблице, решаются подпиской на Office 365 бизнес базовый. Его стоимость примерно соответствует 5 долл. В месяц на сотрудника. Например, в 2015 году (цена в рублях устанавливается на год) это соответствует 250 руб. в месяц (если вы сразу оплатите 3000 рублей вперед).

Кроме технологических решений, при внедрении необходимо провести и организационные мероприятия. Подробнее здесь – Организационные решения при внедрении Office 365.

Что нужноЗачемРешение
Безопасность доступа к корп. данным.Чтобы получить доступ к разным ИТ-сервисам, сотруднику необходимо помнить разные учетные данные.
Уволившейся сотрудник еще некоторое время имел доступ к корп. почте, т.к. ему забыли отключить учетку.
Новый сотрудник получил бесконтрольный доступ к конфиденциальным данным.
Для локальной и облачной ИТ-инфраструктуры использовать единый центр управления учетными данными пользователей и устройств – Active Directory.
Права пользователям назначаются на основе ролей. Отключение учетки уволенного сотрудника от всех корп. ресурсов происходит мгновенно.
Безопасное хранение файлов на серверахЕсли произойдет изъятие серверов из офиса (или поломка, пожар в серверной), то работа компании «встанет» на неопределенное время.Файлы для совместной работы хранятся в SharePoint Online в надежных Европейских дата-центрах Microsoft. Office 365 безопасность, конфиденциальность и надежность.
Быстрый и мобильный доступ к файлам на офисном ПК.
Защита файлов от поломки ПК/ноутбука, защита от кражи устройства.
Был прецедент потери важных данных из-за неожиданной поломки жесткого диска в ПК/ноутбуке.
Пользователь не мог оперативно получить удаленный доступ к файлам, которые хранятся только на его рабочем ПК.
Файлы, которые не нужны для совместной работы и хранятся на личных ПК, ноутбуках, мобильных устройствах, необходимо сохранять в облачное хранилище OneDrive – 1Тб на каждого пользователя. Синхронизация файлов между всеми устройствами пользователя и облаком происходит автоматически.
Кроме этого, OneDrive может использоваться в качестве облачного сетевого хранилища для файлов, т.к. пользователи могут предоставлять доступ к некоторым папкам в их OneDrive.
Структурированное хранение данных и совместная работа над ними.
Прозрачный процесс удаления файлов.
Бардак в файловом хранилище, им неудобно пользоваться, доступ к файлам возможен только из офиса, в лучшем случае, есть очень неудобный удаленный доступ, которым почти никто не пользуется.
Любая задача, которая связанна со сбором сведений с нескольких подразделений (например, ежемесячный бюджет) превращается в кошмар: данные теряются, плодятся лишние файлы.
Непонятно, кто какие правки внес в конечный документ и по какой причине. Нельзя понять по чьей причине была допущена ошибка.
Непонятно кто удаляет файлы на сетевом хранилище.
Используются подсайты SharePoint для разных отделов. ПОДРОБНЕЕ. Файлы хранятся в Библиотеках документов. Вся история правок и их авторство над файлом сохраняется. Возможно одновременная работа над любым файлом.
Защищенная работа с файлами легко доступна практически с любого устройства.
Быстрый поиск по содержимому файлов.
Любое содержимое сайта SharePoint удаляется в Корзину пользователя. Если пользователь принудительно очищает свою корзину, то файлы попадают в Корзину сайта, где доступны администратору для восстановления.
Простейшая автоматизация бизнес-процессов.Согласование договоров носит хаотичный характер, т.к. происходит через файловое хранилище или электронную почту.
Через некоторое время трудно найти актуальную электронную версию документа.
Для организации простого документооборота используются инструменты Таксономии, которые позволяют определять тип документа (Договор, Счет) и на основе них строить маршруты согласования и в дальнейшем, очень быстро искать нужные документы.
Сохранение файлов и заметок по прошедшим проектам и быстрый поиск.
Отслеживание поручений по проекту в одном месте.
Долго или невозможно найти определенную информацию по проекту (уже прошло несколько месяцев/лет).Для каждого проекта создается свой подсайт. Подробнее
Отсутствие Базы знаний по основным направлениям бизнеса.Высокая зависимость бизнеса от нескольких ключевых сотрудников, которые отрывочно делятся накопленным опытом. Долгое обучение новых сотрудников.Все знания необходимо хранить в одном безопасном месте. В SharePoint встроены wiki-сайты, на которых удобно размещать и редактировать любой тип контента (текст, файлы, видео, картинки). Сохраняется история правок статей. Доступ гибко разграничивается.
Удобная, безопасная, емкая, мобильная Корпоративная почта. Защита от кражи/утери смартфона и доступа к конфиденциальным данным.Нестабильная работа почты – не все письма доходят до клиентов.
С почтой работать не удобно, все письма хранятся на конечных ПК, нет удаленного доступа к почте, нет синхронизации между устройствами пользователя.
Если настроен удаленный доступ к почте со смартфона, то возникает высокий риск, что при утере телефона важная конфиденциальная переписка станет доступна третьим лицам.
Корп. почта завалена спамом, из-за этого теряются важные письма от клиентов.
Exchange Online – теперь технологии мирового лидера в области бизнес-почты доступны для СМБ.
Безопасный доступ с любых устройств. В случае утери, меняется пароль от учетки пользователя и устройство удаленно очищается от корпоративной почты.
Входящая и исходящая почта подвергаются антивирусной и спам-проверкам.
Емкость почтового ящика пользователя – 50 Гб.
Единая корпоративная адресная книга.
Высокопродуктивная работа с почтой через родное приложение – Outlook.
Простой инструмент отслеживания поручений (не проектов!).Устные поручения забываются сотрудниками.В Exchange есть встроенный удобный инструмент отслеживания задач.
Простой инструмент для отчетности по работам.Отчет по работам ведется на листочках, файлах Excel и т.д. Начальнику отдела очень трудно получить оперативный доступ к данным.В Exchange есть Календарь. Кроме встреч, сотрудники могут в нем отмечать трудозатраты по определенным проектам. Доступ к календарю легко предоставить другому пользователю.
Быстрая организация совместных совещаний, даже если сотрудники работают в разных городах.Чтобы организовать совещание, необходимо пройти трудозатратный процесс по согласованию времени, т.к. неизвестна занятость людей.
Совместные совещания с сотрудниками из других городов затруднительны.
Согласование времени совещаний и повестки через Календари Exchange.
Групповые видеоконференции в высоком разрешении с помощью Skype для бизнеса. Совещания организуются оперативно, т.к. есть единая актуальная адресная книга компании.
Отсутствие горизонтальных связей между рядовыми сотрудниками из разных подразделений/филиалов.В филиальной компании подразделения работают изолированно, сотрудники не понимают кто чем занимается в соседнем городе, делают лишнюю работу, наступают на одни и те же грабли. Нет оперативного обмена опытом. Взаимодействие рядовых сотрудников только через начальников отделов.Yammer – корпоративная социальная сеть для повышения производительности работы, а не для переписок на личные темы. Быстрый ввод новых сотрудников в курс текущих проектов компании, быстро понять по какому вопросу к кому можно обратиться, быстрое привлечение к корпоративной жизни и культуре.
Более тесное взаимодействие подразделений в филиальных компаниях.
Развитие горизонтальных связей между сотрудниками.
Переманивание клиентов бывшими сотрудниками, коррупционные схемы, вредительство.Для уменьшения расходов на связь многие менеджеры по продажам пользуются скайпом под личной учеткой. После увольнения одного из них, он некоторое время вводил в заблуждение ваших клиентов и переоформил их договора на новое юрлицо.
Сотрудник привел к потерям при работе над сделкой, поняв это, он стер всю важную переписку, чтобы снять с себя подозрения.
Для особо ответственных должностей можно использовать функцию Юридического удержания и проверку писем на содержание определенных слов и словосочетаний.
Абсолютна любая переписка будет сохранена в специальном хранилище, даже если конечный пользователь все письма у себя удалил.
Если сработает фильтр определенных слов, то копия письма будет переслана в отдел безопасности.

Ответим на любые ваши вопросы про Office 365 и какие задачи он может решить для вашего бизнеса

Ваше имя (обязательно)

E-mail (обязательно)

Телефон

Сообщение